Trop de responsables RH rédigent un plan de formation sur la base d'intuitions ou de remontées éparses, sans avoir cartographié les véritables écarts de compétences de leurs équipes. Résultat : des actions mal ciblées, un budget dilapidé et des collaborateurs peu convaincus par des formations hors-sol. Voici une méthode structurée en 5 étapes pour changer la donne.
TL;DR : Cet article en bref
- Depuis 2018, le "plan de formation" est officiellement devenu le plan de développement des compétences (PDC) : un changement légal qui élargit le périmètre et modifie la logique de construction pour les RH.
- 5 étapes pour un plan efficace : recueil des besoins, priorisation, budgétisation, planification des sessions, pilotage en continu.
- Budget repère : entre 1,5 % et 3 % de la masse salariale selon le secteur ; plusieurs leviers permettent de réduire les coûts sans rogner sur la qualité.
Qu'est-ce qu'un plan de formation en 2026 ?
Le plan de développement des compétences (PDC) est l'outil structurant de la politique de formation d'une entreprise. Il recense l'ensemble des actions proposées aux salariés, qu'il s'agisse d'adaptation au poste ou de développement de compétences au-delà de la fiche de poste. Son format n'est pas imposé : tableau Excel, module SIRH ou document partagé, l'essentiel est qu'il trace une ligne directrice claire entre les besoins opérationnels et les engagements sur l'exercice.
Ce document est également un outil de dialogue social. Depuis la loi du 5 septembre 2018, il doit être présenté au CSE (Comité Social et Économique) en consultation, ce qui suppose une préparation rigoureuse et une argumentation solide sur les priorités retenues.
Du plan de formation au plan de développement des compétences
La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a remplacé l'ancien plan de formation par le plan de développement des compétences (PDC).
Ce changement supprime la logique d'heures obligatoires par catégorie au profit d'une approche centrée sur le parcours de développement du salarié.
En pratique, les entreprises gagnent en souplesse pour croiser obligations légales et ambitions de montée en compétences au sein d'un même plan annuel.
À qui s'adresse vraiment le plan de formation ?
Le PDC concerne l'ensemble des salariés, sans condition de taille d'entreprise. Contrairement aux idées reçues, aucun seuil d'effectif ne conditionne cette obligation :
- Salariés en CDI, à temps plein ou à temps partiel
- Salariés en CDD, au prorata de la durée du contrat
- Alternants, sous réserve des dispositions contractuelles spécifiques
Articuler ce périmètre large avec une démarche GPEC permet de construire un plan véritablement prospectif, ancré dans les enjeux métiers à 2-3 ans.
Pourquoi investir dans un plan de formation structuré ?
Un plan de formation structuré n'est pas simplement une obligation morale envers vos collaborateurs. C'est un levier de compétitivité direct, à condition de le construire avec méthode et de savoir anticiper vos besoins RH avant que les tensions de compétences ne deviennent critiques.
Les entreprises qui s'appuient sur un plan formalisé observent des bénéfices concrets sur plusieurs dimensions :
- Rétention des talents : les salariés bénéficiant d'un parcours de développement clair sont significativement moins enclins à quitter l'entreprise, selon le baromètre FFP 2025
- Adaptation aux mutations métiers : dans les secteurs technologiques, les compétences se déprécient rapidement ; former régulièrement maintient la performance opérationnelle
- Conformité légale : l'employeur est tenu d'adapter le salarié à son poste ; l'absence de formation peut engager sa responsabilité lors d'un licenciement pour insuffisance professionnelle
- Performance collective : une montée en compétences ciblée réduit les erreurs, améliore la qualité de service et accélère l'intégration de nouveaux processus
- Attractivité employeur : une politique de formation visible renforce la marque employeur et pèse de plus en plus lourd dans les décisions des candidats
Pour mesurer le ROI de la formation, nous recommandons d'aller bien au-delà des évaluations à chaud. Croisez les données de satisfaction avec des indicateurs métier observés 3 à 6 mois plus tard : baisse du taux d'erreur, progression des ventes sur les profils formés, réduction des non-conformités. Ce sont ces corrélations indirectes qui convainquent vraiment les directions générales de maintenir le budget.
Les 5 étapes pour construire votre plan de formation
Construire un plan de formation efficace suit une logique en 5 phases, de la détection des besoins au pilotage en cours d'exercice.
1. Identifier les besoins de compétences
Le recueil des besoins constitue le socle de tout plan crédible : si cette étape est bâclée, les formations qui suivront seront mal calibrées et peu légitimes aux yeux des collaborateurs.
Les entretiens annuels et professionnels sont les sources les plus accessibles, mais ils nécessitent une grille structurée pour être vraiment exploitables. Les remontées managers, souvent négligées, apportent quant à elles une lecture terrain précieuse et immédiate.
Coupler ces retours avec une analyse des écarts de compétences dans votre SIRH permet d'objectiver les besoins et d'éviter les arbitrages au ressenti.
2. Prioriser les actions selon vos objectifs stratégiques
Toutes les actions identifiées ne peuvent pas être financées la même année. Une matrice de priorisation simple, croisant alignement stratégique et urgence opérationnelle, aide à trancher objectivement.
| Action de formation | Alignement stratégique | Urgence | Nb de salariés | Priorité finale |
|---|---|---|---|---|
| Formation cybersécurité | Élevé | Forte | 85 | Haute |
| Perfectionnement bureautique | Moyen | Faible | 30 | Basse |
| Management de proximité | Élevé | Moyenne | 12 | Haute |
| Certification métier | Élevé | Forte | 8 | Haute |
Ce cadre évite les décisions au ressenti et facilite l'arbitrage avec la direction générale.
3. Budgétiser avec réalisme
Budgétiser un plan de formation suppose d'identifier tous les postes de dépense, bien au-delà des simples factures prestataires.
Les coûts directs incluent les honoraires des organismes de formation et les licences LMS (Learning Management System). Les coûts indirects, souvent sous-estimés, couvrent le temps salarié mobilisé, les frais de déplacement et les éventuels remplacements. La part finançable via votre OPCO peut considérablement réduire la charge nette, selon votre convention collective et les priorités de branche définies chaque année.
4. Planifier et organiser les sessions
Avant de lancer vos sessions, quelques points de validation incontournables s'imposent pour éviter les mauvaises surprises logistiques :
- Formats confirmés (présentiel, distanciel, blended) en cohérence avec le profil des participants
- Calendrier arbitré avec les responsables opérationnels pour éviter les conflits de planning
- Prestataires référencés et conventions de formation signées
- Communication interne réalisée auprès des salariés concernés
- Contraintes saisonnières intégrées (pics d'activité, congés, clôtures comptables)
5. Piloter et ajuster en cours d'année
Un plan de formation ne se pilote pas uniquement en décembre lors du bilan annuel. Voici les 3 points d'attention à intégrer dans votre routine de suivi tout au long de l'exercice :
⚠️ Ne pas attendre la fin d'exercice pour mesurer l'efficacité : un bilan intermédiaire en juin permet d'ajuster les actions restantes avant qu'il soit trop tard.
⚠️ Surveiller les formations réalisées mais non transférées en situation de travail : c'est souvent le signal d'un manque d'accompagnement managérial post-formation.
⚠️ Anticiper les besoins émergents en cours d'année, notamment en formations en soft skills, qui se planifient rarement à l'avance mais restent tout aussi stratégiques que les formations techniques.
Dimensionner et optimiser votre budget formation
Le budget formation est l'un des postes les plus difficiles à défendre en comité de direction, car son retour sur investissement n'est pas immédiat.
Pourtant, selon les données DARES 2025, les entreprises françaises consacrent en moyenne 2,2 % de leur masse salariale à la formation continue, avec de fortes disparités selon la taille et le secteur.
Et ce n'est pas tout : les structures les moins organisées sous-consomment systématiquement les financements disponibles via leur OPCO, laissant ainsi de l'argent sur la table chaque année faute d'anticipation.
Nous recommandons d'identifier, dès la construction du plan, les actions prioritaires éligibles à un financement OPCO. Certains organismes prennent en charge jusqu'à 100 % du coût pédagogique sur les certifications ou les formations métiers prioritaires. Vérifier cette éligibilité avant de boucler votre budget net permet souvent de dégager une marge de manœuvre conséquente.
Quelle part du budget global allouer à la formation ?
La norme sectorielle oscille entre 1,5 % et 3 % de la masse salariale brute, selon la taille de l'entreprise et l'intensité technologique du secteur.
Selon le baromètre FFP 2025, la médiane nationale se situe à 2,2 %. Les ETI de 50 à 300 collaborateurs peinent souvent à dépasser 1,8 %, tandis que les grandes entreprises franchissent fréquemment ce seuil grâce à des dispositifs de financement mieux structurés et une équipe formation dédiée.
Quelques leviers pour réduire les coûts sans sacrifier la qualité
Contenir les dépenses de formation sans en dégrader l'efficacité est possible en activant les bons leviers dès la phase de construction du plan :
- Mobiliser l'OPCO : prise en charge de 30 % à 100 % des coûts pédagogiques selon la certification visée et les priorités de branche
- Adopter le digital learning ou le format blended : le coût par apprenant peut être divisé par 2 à 3 par rapport au présentiel pur
- Mutualiser les formations transverses (management, communication, bureautique) avec d'autres entreprises du même secteur : économies estimées entre 20 % et 40 %
- Développer le tutorat interne : mobiliser un expert maison coûte 3 à 5 fois moins qu'un prestataire externe, tout en renforçant la transmission des savoir-faire
Un logiciel SIRH adapté centralise le suivi de ces financements et réduit le risque d'oubli de prise en charge.
Plan par campagne ou plan continu : quelle organisation choisir ?
Le plan annuel par campagne (construit en septembre-octobre pour l'exercice suivant) reste le modèle dominant en France. Pourtant, certaines organisations lui préfèrent un pilotage continu, plus réactif aux besoins émergents. Les 2 modèles ont leurs avantages, et le bon choix dépend autant de votre taille que de votre culture RH.
| Critères | Plan par campagne | Plan continu |
|---|---|---|
| Rythme | Annuel, cadencé | Flux continu, à la demande |
| Flexibilité | Faible en cours d'année | Élevée |
| Charge RH | Concentrée sur une période | Répartie tout au long de l'année |
| Pilotage budget | Prévisible | Plus complexe à encadrer |
| Adaptation aux besoins émergents | Limitée | Très bonne |
En dessous de 50 salariés, le pilotage continu est souvent plus réaliste. Au-delà, la campagne annuelle apporte un cadre rassurant pour la direction et les managers, notamment lors de la consultation obligatoire du CSE.
Évaluer l'efficacité de votre plan de formation
Construire un plan est une chose ; mesurer s'il a produit les effets attendus en est une autre. L'évaluation doit se penser en 2 temps : à chaud, juste après la formation, et à froid, 3 à 6 mois plus tard.
L'évaluation à chaud mesure la satisfaction et la pertinence perçue par les participants. L'évaluation à froid, plus exigeante, cherche à vérifier le transfert réel des compétences en situation de travail. Selon le baromètre FFP 2025, seules 35 % des entreprises réalisent systématiquement ce second niveau d'évaluation, pourtant décisif pour justifier les investissements formation auprès de la direction.
Nous recommandons d'intégrer dans votre plan une date de bilan à 6 mois, en associant les managers directs des collaborateurs formés. Un entretien structuré de 15 minutes suffit souvent à identifier si la formation a réellement modifié des pratiques de terrain. C'est aussi l'occasion de détecter les besoins émergents non couverts par le plan initial.
3 indicateurs clés à suivre
Le taux de réalisation du plan mesure la proportion des actions effectivement conduites versus prévues ; une cible de 85 % minimum est considérée comme saine pour valider la solidité du dispositif.
Le taux de satisfaction à chaud doit dépasser 75 % pour confirmer la qualité des prestataires et la pertinence des formats retenus (seuil recommandé par la FFP).
Le taux de transfert des compétences en situation de travail, mesuré à 3-6 mois via les managers, est l'indicateur le plus révélateur, même s'il reste le plus difficile à formaliser sans un process dédié.
Et le ROI dans tout ça ?
Le ROI direct de la formation est rarement chiffrable avec précision, et vouloir l'isoler à tout prix peut même devenir contre-productif. Les indicateurs indirects parlent d'eux-mêmes : baisse du taux de turnover, hausse de la productivité individuelle, réduction des non-conformités et des erreurs. Documenter ces corrélations dans votre outil de gestion RH constitue souvent l'argument le plus solide pour convaincre la direction de maintenir le budget formation d'une année sur l'autre.
FAQ : Tout savoir sur la construction d'un plan de formation
Un plan de formation est-il obligatoire légalement ?
Le plan de développement des compétences n'est pas légalement obligatoire en tant que document formalisé. En revanche, l'employeur est tenu par une obligation d'adaptation du salarié à son poste, inscrite dans le Code du travail. En pratique, l'absence de plan documenté expose l'entreprise à des difficultés probatoires en cas de litige prud'homal, notamment lors d'un licenciement pour insuffisance professionnelle ou en cas de contrôle.
Quelle différence entre plan de formation et plan de développement des compétences ?
Il s'agit du même instrument, rebaptisé par la loi du 5 septembre 2018. L'ancien "plan de formation" reposait sur une logique de catégories d'heures rigides. Le PDC adopte une approche plus souple, centrée sur le parcours individuel du salarié, et supprime la distinction entre formations obligatoires et formations de développement telle qu'elle existait auparavant. Le fond reste similaire ; la forme et la philosophie ont évolué.
Combien de temps prévoir pour construire un plan de formation complet ?
La construction d'un plan complet mobilise généralement entre 4 et 8 semaines pour une entreprise de 50 à 200 salariés, selon le nombre de services concernés et la maturité du dispositif existant. Ce délai intègre le recueil des besoins, la priorisation, la consultation du CSE et la sélection des prestataires. Anticiper dès septembre pour un plan effectif au 1er janvier est un rythme courant et fortement recommandé.
Les formations hors temps de travail sont-elles autorisées ?
Oui, sous conditions. Une formation peut se dérouler hors temps de travail dans la limite de 30 heures par an et par salarié (ou 2 % du forfait jours pour les cadres), sous réserve d'un accord écrit du salarié. Cette possibilité est encadrée par l'article L6321-6 du Code du travail. Elle ne peut pas être imposée unilatéralement par l'employeur sans le consentement explicite du collaborateur.
Comment impliquer les managers dans l’identification des besoins ?
Les managers sont les mieux placés pour détecter les écarts de compétences au quotidien. Nous recommandons de les outiller avec une grille de remontée structurée (5 à 7 questions maximum) à compléter lors des entretiens annuels ou à mi-année. Une réunion de cadrage en amont, expliquant les critères de priorisation retenus par les RH, améliore nettement la qualité des remontées et facilite leur exploitation lors de la construction du plan.
Quels logiciels utiliser pour piloter son plan de formation ?
2 types d'outils sont couramment utilisés : les modules formation intégrés aux SIRH, qui centralisent les données collaborateurs, les inscriptions et les bilans, et les LMS (Learning Management System), dédiés à la gestion et au suivi des parcours pédagogiques. Le choix dépend de votre volumétrie, de votre budget et du niveau d'intégration souhaité avec vos autres outils RH. Certains éditeurs proposent désormais une solution combinée.
Comment financer mon plan via l’OPCO ?
Chaque entreprise est rattachée à un OPCO (Opérateur de Compétences) selon son secteur d'activité. L'OPCO peut cofinancer les formations du PDC, à condition que les actions soient éligibles et que la demande soit déposée avant le démarrage de la formation. Les délais varient selon les opérateurs, généralement entre 2 et 4 semaines. Il est conseillé de prendre contact avec votre OPCO dès la finalisation du plan, idéalement en décembre ou au plus tard en janvier.
📚 SOURCES
- Légifrance : Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, JORF du 6 septembre 2018
- DARES (Ministère du Travail) : Statistiques de dépense moyenne de formation des entreprises françaises (2025)
- Service-Public.fr (fiche F11267) : Cadre légal du plan de développement des compétences (consulté en 2026)
- FFP (Fédération de la Formation Professionnelle) : Baromètre de la formation professionnelle (2025)